n. 18 anno 2026

Dall'innovazione alla governance: l'impatto dell'AI Act sui processi HR tra compliance, trasparenza e responsabilità

di Vittorio De Luca e Martina De Angeli

L'intelligenza artificiale entra nei processi HR
Negli ultimi anni l'intelligenza artificiale è passata dall'essere una tecnologia sperimentale a uno strumento sempre più integrato nelle attività quotidiane delle funzioni HR. Le applicazioni oggi disponibili consentono, tra le altre, di automatizzare lo screening dei curriculum, supportare l'identificazione dei candidati maggiormente in linea con una determinata posizione, analizzare le performance individuali, prevedere fenomeni di turnover e persino formulare raccomandazioni su percorsi di carriera e sistemi premianti.

Questa evoluzione rappresenta certamente un'importante opportunità per le organizzazioni. L'impiego dell'IA promette infatti maggiore efficienza, rapidità decisionale e capacità di elaborare volumi di dati che difficilmente potrebbero essere gestiti da una persona. Tuttavia, quando tali strumenti incidono direttamente sull'accesso al lavoro, sulle opportunità di crescita professionale o sulla permanenza stessa del rapporto di lavoro, emergono inevitabilmente questioni giuridiche, etiche e organizzative che non possono essere trascurate.

Non sorprende, pertanto, che il legislatore europeo abbia individuato proprio nell'ambito occupazionale uno dei settori nei quali l'utilizzo dell'intelligenza artificiale può presentare i rischi più elevati per i diritti fondamentali delle persone. Già nella versione definitiva dell'AI Act, i sistemi utilizzati per la selezione del personale, la gestione dei lavoratori e la valutazione delle prestazioni sono infatti ricompresi tra le applicazioni considerate ad "alto rischio". 

L'AI Act e la particolare attenzione per il mondo del lavoro
L'approccio adottato dall'AI Act è fondato sulla gestione del rischio. Non tutte le applicazioni di IA vengono disciplinate allo stesso modo: quanto maggiore è il potenziale impatto di un sistema sui diritti delle persone, tanto più rigorosi saranno gli obblighi applicabili.

Nel contesto della gestione delle risorse umane, il legislatore europeo ha ritenuto che determinate applicazioni meritino una sorveglianza rafforzata proprio perché possono influenzare decisioni particolarmente sensibili. Rientrano in tale categoria, ad esempio, i sistemi utilizzati per analizzare o filtrare candidature, valutare candidati durante le procedure di selezione, monitorare le prestazioni dei lavoratori, formulare valutazioni individuali o supportare decisioni relative ad assunzioni, promozioni, trasferimenti o cessazioni del rapporto di lavoro. 

La ratio della disciplina è evidente. Un sistema algoritmico può infatti incorporare errori, riprodurre bias presenti nei dati di addestramento o formulare valutazioni non immediatamente comprensibili agli interessati. Se utilizzato senza adeguate cautele, il rischio è quello di trasformare processi decisionali che incidono sulla vita professionale delle persone in meccanismi opachi e difficilmente contestabili.

L'obiettivo perseguito dall'AI Act non è tuttavia quello di ostacolare l'innovazione tecnologica, bensì di garantire che essa si sviluppi nel rispetto dei principi di trasparenza, affidabilità e tutela dei diritti fondamentali.

Il principio (fondamentale) della supervisione umana
Tra i principi più rilevanti introdotti dal quadro normativo europeo vi è certamente quello della supervisione umana.

L'idea di fondo è semplice: l'intelligenza artificiale può assistere il processo decisionale ma non può sostituire completamente il giudizio umano quando sono in gioco diritti ed interessi significativi della persona.

Per le funzioni HR ciò significa che professionisti come il recruiter, il manager o l'HR business partner non possono limitarsi a ratificare automaticamente il risultato prodotto da un algoritmo. La supervisione richiesta dalla normativa deve essere effettiva, consapevole e documentabile.

In altre parole, chi adotta la decisione finale deve essere in grado di comprendere l'output generato dal sistema, valutarne criticamente l'affidabilità, discostarsene ove necessario e assumersi la responsabilità della decisione adottata. Anche le più recenti linee guida nazionali dedicate all'implementazione dell'IA nel mondo del lavoro sottolineano come decisioni relative ad assunzioni, valutazioni, provvedimenti disciplinari o licenziamenti non debbano essere affidate esclusivamente a sistemi automatizzati. 

Ciò comporta, per molte aziende, la necessità di ripensare alcuni modelli organizzativi che negli ultimi anni hanno privilegiato logiche di automazione spinta e di affidamento pressoché integrale a piattaforme software esterne.

Dal 2 agosto 2026 l'AI Act entra nella fase di enforcement
Se fino a oggi molte organizzazioni hanno guardato all'AI Act come a una disciplina destinata a produrre effetti nel medio periodo, il quadro è cambiato significativamente con il recente avvio delle attività di enforcement.

Il 31 luglio 2026 la Commissione europea ha infatti annunciato che, a partire dal 2 agosto 2026, l'AI Office e le autorità competenti inizieranno ad applicare concretamente alcune delle disposizioni del regolamento, con particolare riguardo alle regole sulla trasparenza e agli obblighi relativi a specifiche categorie di sistemi di IA. 

Per le imprese e per le funzioni HR ciò significa che non è più sufficiente interrogarsi sui futuri sviluppi della disciplina: è necessario iniziare a dimostrare di aver adottato presidi organizzativi, procedure e controlli adeguati.

Alcuni obblighi, infatti, sono già applicabili da tempo. Dal 2 febbraio 2025 sono entrati in vigore i divieti relativi alle pratiche di IA considerate incompatibili con i diritti fondamentali, nonché l'obbligo di garantire un adeguato livello di alfabetizzazione e formazione in materia di intelligenza artificiale per il personale che utilizza tali sistemi.

Dal 2 agosto 2025, sono inoltre diventate applicabili le disposizioni riguardanti i modelli di IA per finalità generali. Più recentemente, la data del 2 agosto 2026 ha segnato l'avvio dell'applicazione degli obblighi di trasparenza previsti dall'articolo 50 dell'AI Act e l'entrata a regime dei meccanismi di vigilanza e del sistema sanzionatorio.

Diversamente, gli obblighi più articolati previsti per i sistemi di IA classificati come ad alto rischio sono stati rinviati al 2 dicembre 2027 per i sistemi autonomi ricompresi nell'Allegato III e al 2 agosto 2028 per i sistemi incorporati in specifici prodotti regolamentati.

Nel mondo del lavoro molti degli strumenti che potrebbero essere utilizzati o in fase di implementazione rientrano tra le applicazioni che l'AI Act considera ad alto rischio. Si pensi, ad esempio, ai sistemi impiegati per filtrare candidature, valutare candidati, monitorare prestazioni lavorative o supportare decisioni relative alla gestione del rapporto di lavoro. La circostanza che alcuni obblighi specifici siano stati rinviati non modifica tale qualificazione né elimina la necessità di prepararsi tempestivamente alla loro futura applicazione.

Mappare tutti gli strumenti di IA utilizzati in azienda, comprenderne le funzionalità, individuare le finalità perseguite, verificare i flussi di dati coinvolti, definire i ruoli e le responsabilità interne, predisporre procedure di controllo e valutare i rischi associati rappresentano attività che difficilmente possono essere improvvisate a ridosso delle prossime scadenze.

L'esperienza maturata con il GDPR insegna che i percorsi di compliance più efficaci sono quelli che iniziano con adeguato anticipo rispetto all'applicazione piena degli obblighi normativi.

AI Act, GDPR e diritto del lavoro: una compliance integrata
Ed è in questa prospettiva che è bene tenere a mente che l'introduzione dell'IA nei processi HR non può essere affrontata esclusivamente attraverso la lente dell'AI Act.

Le aziende devono infatti confrontarsi con un quadro normativo più ampio, che comprende il GDPR, la disciplina sulle decisioni automatizzate, lo Statuto dei Lavoratori, le disposizioni nazionali in materia di trasparenza nei sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati e, più in generale, i principi di correttezza e non discriminazione propri del diritto del lavoro.

La vera sfida consiste quindi nell'integrare tali livelli di compliance all'interno di un unico modello di governance.

In attesa dell'applicazione integrale del regime previsto per i sistemi ad alto rischio, esistono già oggi alcune aree di intervento che i dipartimenti HR dovrebbero presidiare.

Una prima priorità riguarda la conoscenza degli strumenti utilizzati. Molte organizzazioni scoprono di utilizzare applicazioni basate sull'intelligenza artificiale soltanto quando avviano attività di mappatura interna. Non sempre l'utilizzo dell'IA è infatti il risultato di una scelta centralizzata; spesso deriva dall'adozione spontanea di strumenti digitali da parte delle singole funzioni aziendali.

In quest'ottica assumono particolare rilievo attività quali la mappatura dei sistemi AI utilizzati, la definizione di procedure di controllo interno, la conduzione di valutazioni d'impatto, il coinvolgimento delle funzioni privacy e compliance e la predisposizione di adeguati presidi documentali. 

Un'altra priorità riguarda il rafforzamento delle competenze interne. La crescente diffusione di strumenti basati su algoritmi nei processi HR rende infatti necessario che recruiter, manager e professionisti delle risorse umane comprendano non soltanto le potenzialità operative di tali soluzioni ma anche i possibili effetti che esse possono produrre. In questa prospettiva, la formazione assume una funzione strategica: non solo strumento di aggiornamento professionale ma elemento essenziale per garantire un utilizzo dell'IA consapevole, responsabile e conforme ai principi sottesi al quadro normativo.

Particolare attenzione dovrà inoltre essere dedicata alla trasparenza nei confronti di candidati e lavoratori. L'utilizzo sempre più frequente di chatbot, assistenti virtuali e strumenti automatizzati a supporto del recruiting o della gestione del personale impone alle organizzazioni di interrogarsi sulla qualità delle informazioni fornite agli interessati. In un contesto nel quale il confine tra interazione umana e interazione algoritmica risulta sempre meno percepibile, diventa fondamentale assicurare che le persone siano messe nelle condizioni di comprendere quando determinate attività, valutazioni o comunicazioni avvengano con il supporto di sistemi di intelligenza artificiale. 

La vera sfida non consiste nel contrapporre tecnologia e intervento umano ma nel trovare un equilibrio tra innovazione e responsabilità. In ambito HR, ciò si traduce nella necessità di utilizzare l'IA come strumento di supporto ai processi decisionali, senza rinunciare al ruolo centrale delle persone nell'assunzione delle decisioni che incidono sul percorso professionale dei lavoratori.

 

Vittorio De Luca, Managing Partner
Martina De Angeli, Senior Associate