n. 16 anno 2021

Salvare il Multitasking

di Luigi Rigolio

Multi-task (o Multi-Tasking) è di uso comune nel Business. Come molti termini di moda sta tuttavia incamminandosi verso il declino. Si sta facendo strada l'idea che il termine descriva l'attitudine a lavorare in condizioni disturbanti, tipicamente il contesto degli uffici organizzati come Open-Space. Naturale che modalità di lavoro che prevedono continue interruzioni non possono che essere giudicate negativamente.
Per questo sempre meno ricerche di personale lo citano tra i requisiti.

La permeabilità del vocabolario manageriale alle mode ci ha abituato alla parabola tipica dei nuovi termini, che dopo un periodo dove vengono usati a tappeto, finiscono nella spazzatura.
Come se un farmaco venisse usato per 5 anni a tappeto, indipendentemente dalla Diagnosi, e poi abbandonato nonostante l'efficacia in alcune situazioni.

Per costruire un modello HR stabile ed efficiente la terminologia è essenziale, per cui ogni termine andrebbe metabolizzato al meglio. Allo scopo bisogna eseguire 3 operazioni:

• individuare un significato chiaro ed univoco;
• valutare l'ambito di applicazione;
• diffonderne l'impiego con modalità appropriate.

Si tratta di applicare alla terminologia la logica strumentale, che prescrive un uso appropriato per il cacciavite, uno diverso per il rastrello, e così via.

Tornando al nostro caso, il termine Smart-Working presenta due significati nell'uso corrente:

1. Versatilità.
2. Attitudine ad eseguire più compiti in contemporanea.

Versatilità

Il progenitore della versatilità è il "Molto Sapiente" Odisseo. Per Omero, grande specialista HR, "Polùmathes" significa "bravo in molte arti". Quanto Odisseo sia una persona reale lo dice Omero stesso, quando l'accecato Polifemo urla di dolore. "Chi ti ha accecato?" chiedono i Ciclopi. "Nessuno" risponde Polifemo.

In questo modo Omero ci dice che Odisseo è l'eroe che non esiste, forte in tutte le discipline, fisiche e mentali(1).
Certo, ogni Manager cerca il Collaboratore ideale, multiuso come il coltellino svizzero.
Ma è proprio la teoria del Talento a dirci che ogni individuo possiede attitudini che lo rendono prezioso, unico, ma anche limitato.

Quindi Multi-tasking non può essere: "in grado di eseguire compiti che prevedono talenti opposti", altrimenti perde qualsiasi valore per Selezione e Sviluppo.
La tentazione di trovare il collaboratore "multi-uso" è forte dove il Ruolo non sia caratterizzato. Il rischio è alto per ruoli trasversali come il "Project Manager", l'"Account Manager", il "Project Manager".
Le declinazioni più diffuse delle Job Description solitamente contengono compiti che prevedono attitudini opposte.
Inevitabile che un Project Manager che vogliamo affidabile e preciso, agile nella gestione del Team, empatico e negoziatore, fornirà una prestazione a luci ed ombre.
In quei casi bisogna ragionare sul modello organizzativo o progettuale prima ancora che sulla Job.

Capacità di eseguire più compiti contemporaneamente

Questa seconda accezione di Multi-tasking è declinata con due significati differenti:

• Ruolo di responsabilità su diversi progetti, eventualmente con clienti diversi. E' richiesta Pianificazione, la capacità di individuare le priorità e trasferirle in agenda(2). E' richiesto di classificare obiettivi, stabilendo dove investire impegno e dove accontentarsi. In questo caso, al termine "Multi-Tasking" risulta preferibile "Attitudine alla Gestione di un Portfolio Progetti".
• Ruolo che processa stimoli contemporanei in risposte rapide.
• Il caso tipico è l'Addetto al Servizio Clienti che, mentre compila una scheda di lavorazione, deve rispondere al telefono per un'emergenza mentre il Capo-Officina gli comunica un prolungamento imprevisto dei tempi per una riparazione. Questo è il caso dove il termine Multi-Tasking è centrato, utile e difficilmente sostituibile, in quanto fa emergere la necessità di individuare un Talento, una risorsa che va individuata nella Selezione.

Sintesi

Il termine "Multi-tasking" aiuta a descrivere l'attitudine a processare informazioni ricevute contemporaneamente.
Per i ruoli che prevedono interazioni contemporanee durante tutta la giornata lavorativa il Talento va individuato in Selezione, trattandosi si un'inclinazione poco coltivabile con Formazione o Coaching.
Diversamente vanno approcciati i Ruoli di gestione di Project Portfolio, dove servono competenze trasferibili con la formazione, come la Pianificazione Strategica, il Problem Solving, il Project Management.

(1) Alle gare per i funerali di Patroclo Odisseo è quello che partecipa a più competizioni, compreso il pugilato e la corsa.
(2) Luigi Rigolio