n. 12 anno 2021

Il punto sul periodo di prova

di Luigi Rigolio

Selezionare, valutare, decidere

Ogni organizzazione disegna il proprio processo di Selezione ed Inserimento di Personale in modo specifico. La declinazione operativa delle varie fasi, per quanto diversificata, è molto cambiata rispetto agli ultimi decenni del secolo scorso, nei tempi, nei metodi, nella terminologia.

Ad esempio si sta diffondendo il termine "Onboarding" per definire il processo di inserimento del Personale; Tutor, Formatori, specialisti IT intervengono per agevolare l'integrazione del Neo-assunto nel contesto fisico, psicologico e strumentale.

Il Supervisore diretto prende in carico il nuovo Collaboratore gradualmente, particolarmente dove la piena operatività è possibile solo dopo un corposo addestramento.

L'evoluzione legislativa ha messo a disposizione Stage e Contratti a Termine, che si traducono spesso in un prolungato periodo di ambientamento. La necessità di una valutazione definitiva, una volta coincidente con la fine del Periodo di Prova, è più frequentemente rimandata alla scadenza del primo contratto.

Contestualmente la Digitalizzazione sta trasformando il processo di Valutazione della Performance in un'operazione mediata. Il personale viene valutato periodicamente tramite algoritmi che traducono informazioni qualitative e quantitative in classi di rendimento.

E' quindi scomparsa l'urgenza di decidere, mentre il compito di valutare è distribuito tra persone e algoritmi. Di conseguenza, il tempo tra primo giorno in azienda ed il bivio "confermare/non confermare" si è enormemente dilatato.

Per un curioso paradosso, in un'epoca dove i ritmi del Business hanno messo il turbo, si ritiene impossibile valutare un nuovo collaboratore nei tempi previsti dal Periodo di Prova, che normalmente sono settimane o addirittura mesi!

Lungo questa "rivoluzione inavvertita" le imprese hanno rivisto il perimetro delle competenze manageriali.

Le operazioni tipiche del Processo di Selezione, ed in particolare le attività del Supervisore durante il Periodo di Prova, non sono più argomento formativo.
Titoli come "Valutare il potenziale" , molto "trendy" negli anni '80 e '90, sono praticamente scomparsi dal mercato.

Il Periodo di Prova, sopravvissuto dal punto di vista legale, ha perso la caratterizzazione simbolica e temporale che aveva nell'epoca pre-Biagi.

Il tempo è critico

La decisione di confermare, quando viene procrastinata di mesi o addirittura di anni, è condizionata da fattori psicologici.

Nei mesi di Stage o di Apprendistato il Collaboratore ha sviluppato sia conoscenza dei processi, sia legami con colleghi e clienti, sia competenze specifiche, ad esempio l'impiego dei gestionali.
Se il Collaboratore, nonostante l'impegno profuso, genera una prestazione a "luci ed ombre", il sospetto che sia stato commesso un errore nel valutare il potenziale viene minimizzato. Meglio evitare di riportare indietro l'orologio, riaprendo una Selezione che non offre garanzie di un risultato migliore.

E' naturale che si decida di salvare l'investimento già fatto, evitando oltretutto di dover spiegare al Collaboratore che si è dannato l'anima per mesi in un ruolo per il quale non è tagliato.

Ci sono concrete possibilità che un Collaboratore venga confermato in un ruolo dove sarà sempre in sofferenza.

Le teorie più accreditate(1) sostengono che la presenza dei talenti emerge con evidenza immediata.

Un progresso modesto nei primi mesi si traduce in una prestazione mediocre in prospettiva, a meno di un cambio di mansione(2).

Inutile dire che il principale danneggiato è il Collaboratore che, oltre ad investire tempo nel ruolo sbagliato, sta sprecando il proprio potenziale su un binario morto.

Importanza di una valutazione precoce

Nel passaggio più rilevante del percorso professionale, che è il primo impiego, l'operazione decisiva è la valutazione del potenziale, che coniuga l'interesse dell'impresa con quella del Candidato.

Nei contratti che lo prevedono, il Periodo di Prova è lo spazio temporale e giuridico per azioni coerenti con l'essenza della funzione HR.

Bisogna coinvolgere pienamente i Supervisori(3) nella valutazione precoce, stimolandoli a fornire informazioni precise e oggettive.

Perché questo avvenga sono necessarie alcune condizioni:

   a) il Supervisore diretto deve osservare il Dipendente in prova per rilevare chiari progressi nella prestazione.

Numerose ricerche(4) segnalano che i Supervisori dedicano sempre meno tempo ai Collaboratori.
Manager distanti esprimono valutazioni generiche, derivate da dati indiretti piuttosto che dall'affiancamento on the Job.
Un Supervisore assorbito da una routine di riunioni, reportistica, mail ed emergenze percepisce l'affiancamento al Collaboratore come priorità secondaria; dopo mesi, le valutazioni dei Neo-assunti risultano sfocate e superficiali.

   b) la Job Description definisce i compiti chiave del Ruolo, individuando il Talento corrispondente.

Qui gli ostacoli sono due.

Da una parte le teorie più accreditate sul "Talento" non hanno ancora preso piede in Italia, dove si punta maggiormente su altri riferimenti, quali lo spirito di squadra, il senso di appartenenza oppure l'orientamento agli obiettivi.
Si tratta di importanti "ingredienti" della Performance che segnalano maggiormente la qualità della Leadership piuttosto che le doti del Candidato.
Già il "Job Post" deve offrire indicazioni chiare al riguardo, riportando con chiarezza le attitudini personali specifiche per il ruolo.

Dall'altra, soprattutto nelle PMI, è ancora diffusa l'ideologia riassunta dalla frase: "Poiché siamo un'azienda piccola, tutti devono essere disponibili a fare anche le fotocopie...". Il correlato di questo approccio è nella frequenza con la quale termini come "Multitasking" "Flessibilità", "Adattabilità", "Resilienza" appaiono nelle ricerche di personale.
Questo approccio si traduce in Job Description che non inquadrano le mansioni chiave né tantomeno le attitudini specifiche; diventa così difficile impostare una Ricerca mirata quanto elaborare le informazioni che emergono nel Periodo di Prova.

Il Periodo di Prova in futuro

L'inserimento di personale deve tornare al centro dell'attenzione, particolarmente nelle imprese dove:

   a) i talenti psico-attitudinali sono indispensabili, ad esempio dove si erogano servizi ad alta complessità;

   b) il Tempo Indeterminato risulta una scelta conveniente.

Il Periodo di Prova è decisivo per valutare precocemente l'attitudine dei neo-assunti. E' una questione di mentalità, prima che contrattuale. Perciò bisogna investire nella preparazione dei Supervisori affinché raccolgano con l'osservazione le informazioni rilevanti.

Poiché la funzione HR è trasversale, mentalità e cultura devono essere patrimonio dell'intera organizzazione.
Non è necessario predisporre un percorso di Selezione che preveda una Via Crucis di colloqui, quanto distribuire competenze e responsabilità in modo coerente.

I benefici di tale evoluzione travalicano l'inserimento dei nuovi collaboratori; Supervisori impegnati nell'osservazione disciplinata e consapevole dei processi di lavoro supportano al meglio lo sviluppo organizzativo, oltre che la crescita professionale dei Collaboratori.

(1) Buckingham e Coffman, "Primo: rompere le regole", Baldini & Castoldi, 2001.
(2) T. Chamorro-Premuzic: "4 Reasons Talented Employees Don't Reach Their Potential"Harward Business Review, marzo 2018.
(3) Patty Mc. Cord: "How To Hire" Harward Business Review, gennaio 2018.
(4) Enrico Franceschini, "Si lavora solo 11 ore la settimana. Sotto accusa mail e riunioni. Ecco tutti gli errori", Repubblica, 12 aprile 2014.