n. 9 anno 2020

Onboarding aziendale – come fare una buona impressione al nuovo assunto nei primi 90 giorni

di Chiara Cassé

La ricerca di una nuova risorsa non è mai un processo semplice e veloce, spesso dalla pubblicazione dell'annuncio all'inserimento fisico possono passare mesi e si ha sempre il timore di non aver selezionato la risorsa corretta. Questo perché l'inserimento di una nuova risorsa comporta sempre dei costi, tanto monetari quanto di tempo.

Nella maggior parte dei casi il periodo di prova sopperisce a questo problema, in quanto se una risorsa non convince si può sempre utilizzare questa finestra per riprendere il processo.

Tuttavia, spesso non ci si pone il problema contrario. In molti casi è la risorsa che abbiamo selezionato che non vorrà proseguire il rapporto lavorativo con l'azienda e che utilizzerà il periodo di prova per poter cercare qualcos'altro. Per questo i primi 90 giorni d'inserimento sono cruciali per poter fidelizzare e trattenere una risorsa.

E' quindi necessario che le risorse umane abbiano una strategia di onboarding legata ai primi 90 giorni, in modo che il nuovo dipendente possa avere una buona impressione dell'azienda e decida di continare a dare il suo contributo.

Dalla settimana prima al 10* giorno:
L'inserimento di una nuova risorsa presuppone sempre una serie di pratiche burocratiche che devono, per legge, essere espletate e spesso si aspetta fino al primo giorno per iniziare il processo. Iniziando l'onboarding burocratico una settimana prima del primo giorno di lavoro il dipartimento HR potrà guadagnare del tempo prezioso ed il neoassunto avrà tempo, durante la prima settimana di lavoro, di concentrarsi sull'immagazzinare tutte le informazioni necessarie per iniziare i suoi task.

La tecnologia è molto utile in questi casi, in quanto un buon gestionale per gestione delle risorse umane permette di poter caricare tutti i documenti in un'unica piattaforma, così che sia il dipartimento che il lavoratore possano scambiarsi i documenti necessari in un ambiente protetto e riservato, così che le informazioni personali possano esserne preservate.

Inoltre, una settimana prima sarebbe opportuno che l'HR manager invii una mail al nuovo assunto per:

• Dargli/le il benvenuto;
• Definire il piano di lavoro per la sua prima settimana, di concerto con il responsabile di riferimento;
• Rendersi disponibile a rispondere a qualsiasi domanda che possa avere.

Espletato questi primi compiti, l'HR potrà concentrarsi sulla cosa più importante: creare un ambiente positivo ed accogliente affinché il neoassunto la prima settimana di lavoro venga colpito positivamente e confermi a se stesso/a di aver fatto una buona scelta.

Piccoli gesti come far trovare la scrivania in ordine e sgombra da resti del precedente dipendente, con tutti gli strumenti di cui il dipendente avrà bisogno e con un piccolo messaggio di benvenuto da parte dei colleghi, creerà nella mente del neossunto l'idea d'essere entrato in un'ambiente organizzato, affidabile ed amichevole. Se poi fra gli strumenti posti sulla scrivania viene presentato anche qualche oggetto di merchandising brandizzato s'inizierà subito il processo di fidelizzazione del dipendente, che utilizzerà con piacere i gadget. Infine, definire la prima settimana gli obiettivi a breve e lungo termine, definire l'affiancamento con un collega più anziano e permettere al neoassunto di assorbire le informazioni in modo stimolante gli permetterà di apprendere più facilmente e di sentirsi ben accolto.

Dall'11* giorno al 30* giorno:
Dopo i primi 10 giorni è tempo di iniziare a dare un primo feedback alla nuova risorsa, confrontandosi con essa per capire le prime impressioni, se ha ulteriori dubbi o se preferisce qualche approfondimento specifico. Questo è anche il momento per definire training più specifici per la risorsa, magari tenuti da manager di diverse aree, in modo che possa avere una visione generale degli interessi di tutti gli stakeholder con cui dovrà entrare in contatto.

Dal 31* giorno al 60* giorno:
Dopo aver condiviso tutte le informazioni di base che possono servire alla nuova risorsa per iniziare ad essere operativa, è bene cominciare ad assegnarle dei task semplici, in cui può collaborare con gli altri colleghi in modo da iniziare ad interfacciarsi con loro e a capire come vengono gestiti i progetti.

È inoltre opportuno che il manager di riferimento inizi a parlare con la risorsa dei progetti di sviluppo professionale a lungo termine che ci possono essere all'interno dell'azienda. A molti questo tipo di discorso può sembrare prematuro all'interno del periodo di onboarding, tuttavia questo tipo di approccio comunica l'intenzione di voler continuare ad investire sulla persona e le darà una maggiore motivazione ad impegnarsi durante l'espletamento dei suoi compiti. Il riconoscimento dei meriti personali è un altro fattore di grande appealing, soprattutto se parliamo di risorse giovani, quindi l'utilizzo di strumenti per il riconoscimento dei meriti dovrebbe essere un aspetto fondamentale della strategia di retain e di coltivazione dell'employer branding di una nuova risorsa.

Dal 61* giorno al 90* giorno:
Dopo i primi due mesi, se la nuova risorsa si è dimostrata sufficientemente autonoma e dil suo lavoro è stato di buona qualità, puoi iniziare a darle compiti che può espletare autonomamente, senza la supervisione di un superiore o di un collega. In questo modo potrà iniziare ad apportare il suo valore aggiunto.
In più, valuta insieme alla nuova risorsa i primi due mesi per capire cosa è andato bene, cosa deve essere migliorato e quali saranno i prossimi passi che l'aspettano.

Chiara Cassé-Content Analyst di Capterra Italia, società del gruppo Gartner.
Per approfondimenti sull'argomento: blog di Capterra Italia