n. 17 anno 2019

La Leadership partecipativa: 4 elementi chiave

di Luigi Rigolio

In memoria del Prof. Ferdinando Vanni (La Spezia 1931- Milano 2009), Ordinario di Psicologia Sociale presso l'Università degli Studi di Milano.

La discussione tra ideologia ed economia
La storia del mondo occidentale è stata segnata dalle vicende della democrazia di Atene, la polis ove i cittadini potevano intervenire nel dibattito politico. I filosofi greci di quel tempo, a partire da Socrate, insegnavano l'importanza del dialogo, che rappresenta a tutt'oggi un valore.
Relazioni aperte, possibilità di esprimersi, riunioni interattive portano valore anche in un'impresa che mira al profitto, poichè:

• ogni dipendente può portare un utile contributo con idee, valutazioni, riscontri.
• molte persone si motivano quando si sentono ascoltate e considerate
• momenti di democrazia giovano al clima e alla credibilità dei capi.

Quindi il coinvolgimento delle persone non è solamente una questione morale o politica, ma anche economica. La leadership autocratica non è efficiente, in quanto riduce il contributo dei dipendenti.
Dall'ideologia alla realtà: partecipazione e discussione non coincidono.

La leadership partecipativa, suggerita dai guru, non è però facilmente traducibile in pratica. Ad esempio una riunione ove si discute liberamente non produce automaticamente i risultati sperati.
Affinché le interazioni siano produttive è necessaria una cultura, ovvero conoscenze sui meccanismi interattivi, pianificazione accurata, uso appropriato di strumenti.
Infatti il gruppo funziona tramite meccanismi che possono bloccare l'emergere di soluzioni, soprattutto ove il gruppo non sia condotto da una persona adeguatamente preparata.
La libera discussione (erede del famigerato "apriamo il dibattito" reso celebre da Nanni Moretti degli anni ‘70) ha una sua indicazione solo in momenti particolari, ad esempio l'elaborazione dell'identità di gruppo, ma anche in questo caso il conduttore deve essere formato adeguatamente.

Come gestire l'interazione.
"Quando si prende una decisione, è bene ascoltare tutte le consorelle, in quanto Dio potrebbe avere suggerito l'idea migliore alla novizia ultima arrivata".
Su un muro di un monastero medievale femminile della Francia meridionale.
  
Fenomeni ricorrenti ostacolano il raggiungimento dell'obiettivo, ad esempio:
a) le persone più espressive tendono ad intervenire di più rispetto alle persone introverse e riflessive, con il rischio di perderecontributi di qualità.
b) Ogni partecipante porta i propri malumori, preoccupazioni, bisogni che raramente collimano con gli interessi di chi ha convocato la riunione, dunque le possibilità che la discussione prenda direzioni impreviste sono alte.
c) a fronte di contributi decisivi l'interazione fa emergere dati scontati o irrilevanti, ciò che richiede un lavoro di classificazione e lavorazione delle informazioni.
d) l'interazione è il terreno di cultura di conflitti e dinamiche che originano da bisogni primordiali, quali la necessità di stabilire una gerarchia.

Quindi, per ottenere che una riunione porti valore è indispensabile un coordinamento, che:

• pianifichi le fasi e predisponga gli strumenti necessari
• focalizzi il gruppo nella direzione prevista
• colga le informazioni di valore

L'interazione disciplinata: i 4 elementi chiave
Come dunque ottenere il meglio dall'interazione, in particolare nelle riunioni?

Il primo elemento è la cultura della riunione.
Il coordinamento di una riunione è più facile ove le persone riconoscono la necessità di stabilire ruoli e regole,di definire gli obiettivi, di utilizzare strumenti appropriati.
Le persone saranno maggiormente collaborative e disciplinate. In particolare sarà più semplice assegnare i ruoli, gestire i momenti di interazione, trasformare i conflitti in occasioni di insight.
Non sono necessarie ricerche per dimostrare che ove c'è una cultura evoluta si raccolgono migliori risultati, con un impatto positivo sulla qualità della vita lavorativa.
Il secondo elemento è l'impostazione dei momenti interattivi.
Il conduttore della riunione si gioca tutto in apertura, ove ottiene la collaborazione dei partecipanti sugli obiettivi, chiarendo le modalità con le quali verranno ottenuti. Il gruppo, indirizzato in modo appropriato, riduce le interazioni conflittuali e a-finalistiche.
Il terzo elemento sono gli strumenti per raccogliere il contributo dei partecipanti.
In fase di pianificazione il conduttore deve prevedere il tipo di interazione necessaria per ottenere l'obiettivo, ad esempio dividendo in sottogruppi i partecipanti ad un advisory board meeting finalizzato al problem solving.
Viceversa in un brainstorming che deve fare emergere un'idea (ad esempio il nome per un prodotto) l'interazione sarà più libera e diversi i compiti assegnati ai gruppi.
Nelle riunioni operative il foglio dei next steps è lo strumento chiave per registrare le necessità dei partecipanti "out of scope", oltre che per assegnate i compiti.
Il quarto elemento è la capacità del conduttore di gestire l'interazione.
In ogni riunione, per quanto organizzata, i partecipanti portano la discussione lontano dall'obiettivo della riunione.
Ricordo ancora oggi le lezioni del Prof. Ferdinando Vanni che dimostrava, con esercitazioni che si ispiravano ai T-group, che il gruppo libero di interagire costruisce, tramite storie ed immagini, una rappresentazione identitaria. Dimostrava quindi che la dinamica dei piccoli gruppi è condizionata sia dalle esigenze psichiche dei singoli partecipanti e sia da quelle del gruppo, per cui la chiarezza con la quale sono esposti gli obiettivi e chiariti i ruoli è decisiva.
Guardando al futuro: i vantaggi dell'interazione disciplinata.
Nelle imprese che mirano ad un profitto come nelle organizzazioni che perseguono scopi sociali l'interazione disciplinata è sempre più produttiva della libera discussione.
Ai nostri giorni si investe pochissimo per sviluppare la cultura della comunicazione, persino nei contesti ove la riunione è uno strumento di lavoro quotidiano, a partire dalla politica. I risultati sono sotto gli occhi di tutti.
Alle difficoltà derivanti dall'oblio della psico-sociologia si aggiunge la scarsa propensione ad investire tempo nella preparazione della riunione, attività molto diversa dalla preparazione di slides.

Gli anni ‘80 non torneranno più, per cui starà ai singoli ricavarsi una cultura strumentale in tema di gestione della riunione, soprattutto per ricavarne benefici oggettivi, economicamente rilevanti:

• il tempo speso per la pianificazione viene recuperato con gli interessi.
• riunioni efficaci producono decisioni appropriate, favoriscono un clima sano e positivo, supportano l'immagine dei capi.
• riunioni gestite male generano costi, abbattono la qualità della vita lavorativa, minacciano la salute delle persone(1).