n. 16 anno 2009

Un temporary per l’avvio di un progetto Intranet?
Perchè la web agency non basta per progettare e gestire intranet e internet

di Rosella Migliavacca

Nella digitalizzazione delle aziende il passo successivo alla realizzazione del web site è Intranet, un progetto complesso, non immune da errori gestionali e di esperienza di aspettative disattese.Si può evitare l'errore evitando una "delega" piena alla web agency e andando verso soluzioni più efficienti e gratificanti.
Quando una realtà aziendale decide di comunicare al suo interno o magari anche con clienti o partner (Extranet), ha bisogno di risorse umane con competenze tecniche informatiche ma, anche e soprattutto, di supporto e supervisione di sensibilità editoriale e di processi organizzativi.Non basta il tecnico che imposta e sviluppa, serve "guida editoriale" per dare un senso a contenuti e strumenti per declinare il virtual workspace secondo le reali esigenze aziendali.
Anche la migliore web agency non può conoscere le dinamiche interne, la cifra stilistica che dà carattere al knowledge management e che organizza la conoscenza interna da condividere in sintonia con quella specifica cultura d'impresa.Costruire Intranet significa un team di tecnici ma anche di manager di comunicazione, risorse umane e organizzazione aziendale con specializzazione di information technology, in grado di accompagnare progettualità, sviluppo ed implementazione della rete interna con intelligenza critica, per produrre un risultato ben focalizzato, di scelte giuste, senza sprechi di tempo e budget.
Il concetto di IntraNet risale al 1994 ed è stato coniato da Steven Telleen per definire ( con un termine migliore rispetto il precedente "Enterprise Wide Web") un'infrastruttura, basata su standard e tecnologie Internet, che condivide informazioni e contenuti all'interno di un gruppo limitato e ben definito.L'infrastruttura è matrice organizzativa e gestionale volta a creare , gestire e condividere contenuti con la sola limitazione tecnica della rete fisica basata sull'Internet Protocol (IP).
Intranet è la rete locale LAN usata all'interno di una organizzazione per facilitare la comunicazione e l'accesso all'informazione, un sistema di informazioni e servizi di utilità generale.Nell'accezione più comune prevede un Corporate Portal che è il punto di ingresso di applicazioni specifiche come ad esempio:
Publishing pubblicazione, personalizzazione e visualizzazione di contenuti, comunicazione unidirezionale di contenuti verso il personale
document management acquisizione e gestione della conoscenza esplicita per archiviazione, indicizzazione, correlazione e ricerca
community comunicazione ed interazione tra utenti grazie a servizi interattivi (mailing list, forum, instant messaging, chat) per la gestione della conoscenza implicita all'interno dell'azienda
collaborative work strumenti di supporto alla collaborazione e al team working (e-room, videoconferenze)
legacy integration accesso ai sistemi informative aziendali, ai dati, alle procedure dei sistemi gestionali ed in genere ai sistemi applicativi
self service servizi interattivi ai dipendenti, come ad esempio e-learning, rubrica, modulistica ed help desk informatico
Secondo l'Osservatorio ICT permanente sulle Intranet della School of Management del Politecnico di Milano http://www.osservatori.net ( istituito nel 2002 per analizzare lo stato delle applicazioni Intranet e dei nuovi Sistemi Informativi in Italia ) con il termine "Intranet" si intendono nelle imprese applicazioni eterogenee almeno articolate su quattro modelli di base: informative, istituzionali, operative e di knowledge management.Cambiano i servizi offerti , le strategie, le soluzioni di governance e le scelte tecnologiche.
Intranet serve ad evitare problemi di comunicazione interna, comuni anche ad organizzazioni di dimensioni ridotte.Per il successo di un'azienda è necessario che tutti i dipendenti ne condividano gli obiettivi, a breve o a lungo termine, da non confinare mai alle riunioni.Intranet risponde bene a questa esigenza : è utile per la pubblicazione di rapporti settimanali, memo, bacheche virtuali, messenger. Fa risparmiare tempo e costruisce efficienza, divulgando in via digitale informazioni utili per i dipendenti: dalle politiche aziendali, alla richiesta ferie, alla rassegna stampa fino alla rubrica telefonica.Migliora anche l'utilizzo della posta elettronica: gli utenti possono lavorare su un file condiviso e avere a disposizione una posizione centrale in cui salvare la versione più aggiornata, riducendo sia lo spazio necessario sul server, sia gli errori delle revisioni.Sono innumerevoli i benefici di una Intranet ben impostata : nel lavoro quotidiano per l'ottimizzazione di risorse/ tempi e a lungo termine per la condivisione di valori ed obiettivi e sviluppo del senso di appartenenza.
Dalla metà degli anni '90 Intranet ha influito sulla mentalità di impresa, come cinghia di trasmissione di cambiamenti di cultura aziendale e mettendo in discussione sistemi gerarchici e abitudini consolidate.E' il paradigma telematico che rappresenta come la comunicazione è intesa in azienda, la trasparenza dei processi burocratici, la condivisione della conoscenza e la riduzione del lavoro inutile.E' la matrice che rafforza la capacità di controllo del centro dell'azienda sull'attività globale dell'impresa, un pilastro della ristrutturazione organizzativa che facilita i cambiamenti e migliora velocità e flessibilità.
Intranet rappresenta un'opportunità da utilizzare in tutte le sue potenzialità, coinvolgendo risorse umane, interne o esterne, di sensibilità editoriale e gestionale, per contributi di supervisione e coordinamento, essenziali perché il virtual workspace diventi specchio coerente della realtà di cui è strumento di efficienza, cambiamento ed evoluzione.