n. 12 anno 2009

Recuperare efficienza nelle Operations attraverso il temporary management.
L’importanza di una valutazione preliminare

di Giuseppe Toscano

I tempi che viviamo, attraversati da questa crisi che, pur continuando a mordere, comincia ad offrire segnali positivi che lasciano intravvedere la fine del tunnel, ci chiamano sempre più spesso a decisioni importanti per le nostre aziende.
E' evidente infatti che sono proprio queste le fasi nelle quali le aziende che vogliono consolidarsi e preparasi a conquistare nuovi spazi devono attrezzarsi al meglio per essere pronte a cavalcare l'onda della ripresa. Come sempre, con un occhio attento ai costi.
In questo contesto, per molte realtà medio piccole, può diventare interessante l'opzione del Temporary Management, soprattutto per recuperare efficienza in area Operations ed essere quindi pronti nel momento dell'inversione del ciclo economico.
Ovvio il vantaggio di impiegare manager di alto profilo che entrano in azienda a tempo determinato per portare a termine un progetto preciso, con obiettivi chiari e concordati, sia in termini di risultati che di tempi entro i quali conseguirli, e soprattutto capaci di trasferire competenze al personale dell'azienda.

Questo approccio offre infatti dei vantaggi che possono risultare decisivi nello sviluppo del business: massima focalizzazione; accesso a risorse altamente qualificate; investimenti predeterminati senza aggravio sui costi fissi.
Sull'altro piatto della bilancia, l'azienda deve però mettere in conto un impegno importante.
Si tratta quindi di una decisione da prendere in modo consapevole, accertandosi di aver ben ponderato necessità ed obiettivi, e di aver verificato che il trade-off sia realmente favorevole.

Uno strumento estremamente utile a supportare questa fondamentale fase decisionale può essere la conduzione di un Company Assessment in area Operations.
Attraverso manager qualificati è infatti possibile ottenere, a fronte di un impegno molto contenuto sia in termini di tempo dedicato che di investimento, una nitida "fotografia" della propria realtà attuale.

L'assessment si sviluppa in tre momenti essenziali, declinati come segue:

1 - Raccolta dati ed informazioni sull'azienda

Consente di inquadrare l'azienda all'interno della sua realtà e di cogliere il contesto di mercato nel quale si colloca.
Fra i dati da analizzare, citiamo:

• Struttura ed assetto proprietario
• Principali mercati (merceologici e geografici)
• Fatturato per mercato; dati storici e forecast
• Principali prodotti e clienti
• Principali concorrenti
• Processi produttivi interni ed esternalizzati
• Principali fornitori e parti/materiali acquistati
• Macroprocessi presidiati
• Principali indicatori di performance.

2 - Conduzione dell'assessment sulle attività di produzione e sui servizi a supporto.

Questo è il cuore del lavoro; è inteso portare a galla le aree nelle quali si annidano inefficienze e, pertanto, opportunità di miglioramento. In ciascuna area saranno quindi analizzate:

• Le procedure operative previste
• La loro effettiva implementazione
• I risultati conseguiti
• Le azioni definite in seguito all'andamento dei risultati

Fra i principali aspetti ai quali sarà dedicata una particolare attenzione, citiamo:

• Processi adottati
• Adeguatezza degli impianti
• Metodi impiegati per il controllo dei processi
• Gestione delle manutenzioni
• Gestione del miglioramento
• Lay-out, ergonometria e flussi dei materiali
• Criteri di selezione, addestramento e qualifica del personale
• Gestione dei fornitori
• Pianificazione della produzione
• Gestione dei subcontractors
• Gestione dei magazzini (shelf life e FiFo)

3 - Stesura e presentazione del report

Terminata l'attività in azienda, i risultati verranno elaborati e riassunti in un report che sarà successivamente presentato alla direzione aziendale in una sessione dedicata.

Ad assessment completato, l'imprenditore disporrà di una fotografia della sua attuale realtà aziendale, con punti di forza ed aree di miglioramento.
Saprà quindi dove e come intervenire per ottimizzare i processi, per limitare le difettosità, per ridurre i rischi di insoddisfazione dei clienti. In una parola: per aumentare i suoi margini di competitività. Ed avrà anche un'idea precisa delle implicazioni di tali interventi.
Ciò gli consentirà di focalizzare al meglio le priorità e di definire gli ambiti ed i contorni nei quali concentrare gli investimenti.
In particolare, l'ipotesi di avviare di un progetto di Temporary Management potrà a questo punto essere valutata sulla base di dati certi ed in modo preciso e documentato.

In conclusione, questo tipo di assessment visto come attività propedeutica alla finalizzazione di un progetto di Temporary Management, offre all'imprenditore un eccellente rapporto costo-benefici; independentemente dall'esito.
La sua importanza è infatti ovvia nel caso in cui porti alla decisione di privilegiare soluzioni diverse dal Temporary Management: consente di evitare un decisione non appropriata. Ma anche nel caso in cui l'ipotesi di partenza risulti confermata il lavoro è tutt'altro che perso: consentirà infatti una più precisa focalizzazione e delimitazione del progetto da avviare.
Tutto ciò a fronte di un investimento estremamente contenuto.