n. 3 anno 2008

E se non ti scrive nessuno?

di Gabriele Gabrielli - Docente Università LUISS Guido Carli

Gestire la posta elettronica sta diventando davvero una bella sfida. Senza nulla togliere alle straordinarie opportunità che l'essere titolare di uno o più account ti offre in termini di velocità, nuova socialità, efficienza, riconoscibilità, accessibilità ad informazioni, conoscenza e transazioni non si possono sottacere però i tanti lamenti che si levano da parte dei suoi utilizzatori. La nostra casella si riempie di posta continuamente; ti scrive il capo, il collega, il collaboratore, l'help desk. È un susseguirsi di avvisi, convocazioni, cancellazioni o aggiornamenti di riunioni, allegati che non arrivano o che non si leggono, programmi da aggiornare e "alert" che ti informano che stai per superare la quota di memoria disponibile; e quindi dovrai cancellare messaggi, file, presentazioni o copiare il tutto e immagazzinarlo in qualche back up. Chiunque ti scrive; c'è chi ti manda una e-mail "consistente", nel senso che ha contenuti e richieste coerenti con il tuo ruolo e con le tue responsabilità. Te ne arrivano altre invece che non riesci proprio a capire perché te le abbiano mandate e non sai se e quali "azioni" dovresti fare o assumere. Allora rispondi, più o meno cortesemente: "Cosa dovrei fare?" Probabilmente a quel punto comincerà lo snocciolarsi di una serie di altre e-mail più nervose e brevi. Per arrivare poi, non è infrequente, che con il video acceso e la mail davanti agli occhi si chiami al telefono il mittente per chiedergli spiegazioni, delucidazioni, chiarimenti. E magari, dopo questa comunicazione, si finisce... per dire: "Ok, allora ti mando un'e-mail!". Ci sono poi le e-mail, normalmente detestate, che ci arrivano "per conoscenza". Talvolta ne capisci il senso, molto più spesso però non riesci ad attribuirgli un significato. Ma ne "rimani coinvolto", perché ormai "sei a conoscenza" dei suoi contenuti ma non ti è richiesta, almeno direttamente, nessuna azione, nessun intervento. Ma sono e-mail che ti lasciano comunque incerto e con il dubbio: "Ma è proprio sicuro che non debba fare niente?" Insomma la verità è che una buona parte della nostra giornata possiamo passarla a classificare la posta elettronica, rispondendo e cancellando, mandando allegati e formattando file, tagliando e incollando. Potremmo dire che la nostra relazione con la posta elettronica può diventare addirittura un parametro per misurare quanto siamo efficienti o il lavoro che dobbiamo ancora fare. Oggi infatti sempre più spesso nel rispondere a qualcuno che ci chiede se o quando siamo liberi diciamo: "No, ho ancora da fare; devo guardare la posta elettronica.. ho trenta messaggi da aprire.. devo ancora scaricare la posta".

La gestione della posta elettronica, insomma, sta riconfigurando relazioni organizzative, ritmi nei contesti di lavoro, performance. Sta crescendo però la sensazione che stia diventando eccessiva, sovrabbondante, qualche volta inutile e dispendiosa. Ma la sua "quantità" è spesso utilizzata, d'altra parte, anche come implicito fattore di successo e della importanza che si riveste nei luoghi di lavoro. In altre parole, se non ti scrive nessuno chi sei? Nei "lamenti" che si levano quindi, e da dove siamo partiti con questa riflessione, ci sono anche, forse, una tacita e talvolta malcelata soddisfazione ed orgoglio per essere al centro delle relazioni organizzative; per costituire uno "snodo" della rete sociale di quella impresa; per rappresentare un "crocevia" di decisioni.

La posta elettronica, insomma, o meglio "quanta" posta attrae e raccoglie la tua casella, sta diventando o, può essere percepita, anche come un indicatore di status e di successo personale, il riconoscimento del tuo "potere", la certificazione che "sei uno che conta". Lo sanno bene quanti hanno provato, almeno una volta, cosa significhi e cosa si provi "quando non ti scrive più nessuno!". Ma al di là di questo, la gestione della posta elettronica rimane comunque un tema di cui farsi carico verso noi stessi ma anche, in termini di rispetto, verso gli altri!